dua prosedur pencatatan utang

Ada dua prosedur pencatatan utang:
Account payable procedure
Dokumen yang digunakan dalam account payable procedur adalah:
a. Faktur dari pemasok
b. Kuwitansi tanda terim auang yang ditandatangani oleh pemasok atau tembusan pemberitahuan (remittance advice) yang dikirim pemasok, yang keterangan untuk pembayaran tersebut dilakukan.

Catatan akuntansi yang digunaan dalam account payable procedure adalah:
a. Kartu Utang, digunakan untuk mencatat mutasi dan saldo utang kepada tiap kreditur.
b. Jurnal pembelian, digunakan untuk mencatat transaksi pembeian
c. Jurnal pengeluaran kas, digunaakn untuk mencatat transaksi pembayaran utang dan pengeluaran kas yang lain.

Prosedur pencatatan utang dengan account payable procedure adalah sebagai berikut :
Pada saat faktur dari pemasok telah disetujui untuk dibayar :
1. Faktur dari pemasok dicatat dalam jurnak pembelian
2. Informasi dalam jurnal pembelian kemudian di posting ke dalam kartu utang diselenggarakan untuk setiap kreditur.
Pada saat jumlah dalam faktur dibayar :
3. Cek dalam jurnal pengeluaran kas
4. Informasi dalam jurnal pengeluaran kas yang bersangkutan dengan pembayaran utang diposting kedalam kartu utang.

Voucher payable procedures
Dokumen yang digunakan dalam voucher payable procedures adalah:
Bukti kas keluar:
Formulir ini mempunyai tiga fungsi :
1. Sebagai surat perintah kepada bagian kas untuk melakukan pengeluaran kas sesuai yang trcantum didalamnya.
2. Sebagai pemberitahuan kepada kreditur mengenai tujuan pembeyarannya (sebagai remittance advice).
3. Sebagai media untuk dasar pencatatan utang dan persediaan atau distribusi lain

Catatan akuntansi yang digunakan dalam voucher payable procedures adalah sebagai berikut:
1. Register bukti kas keluar (voucher register)
2. Register cek (check register)

Prosedur pencatatan utang dengan voucher payable procedures dapat dibagi menjadi berikut:
1. One-Time Voucher Procedures
One-time voucher procedures dibagi menjadi dua bagian yaitu:
a. One-time voucher procedures dengan dasar tunai (cash basis)
Dalam procedure ini, faktur yang diteima oleh fungsi akuntansi dari pemasok disimpan dalam arsip sementara menurut tanggal jatuh temponya.
b. One-time voucher procedures dengan dasar waktu (accrual basis)
Dalam prosedur ini, pada saat faktur diterima oleh bagian utang dari pemasok langsung dibuatkan bukti kas keluar oleh bagian utang, yang kemudian atas dasr dokumen ini dilakukan pencatatan transaksi pembelian dalam register bukti kas keluar (voucher register).
2. Build-Up Voucher Procedures
Dalam prosedur ini, satu set voucher dapat digunakan untuk menmpung lebih dari satu faktur pasok. Dalam prosedur ini, arsip bukti kas keluar yang belum dibayar merupakan catatan utang yang diselenggarakan atas dasar wktu (accrual basis)

gambar jaringan prosedur dalam sist. penggajian

jaringan prosedur dalam sistem akuntansi pembelian

Unsur Pengendalian Intern sistem penggajian

Unsur Pengendalian Intern

Struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional secara tegas. Dalam sistem akuntansi gaji dan upah untuk pengendalian intern perlu memisahkan tanggungjawab fungsional secara tegas. Adapun fungsi yang harus dipisahkan adalah: 1). Fungsi pembuatan daftar gaji dan upah harus terpisah dari fungsi pembayaran gaji dan upah; 2). Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi.

Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya. Wewenang dan prosedur pencatatan yang dilakukan untuk memberikan perlindungan adalah:

1. Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh direktur utama.

2. Setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif gaji dan upah, tambahan keluarga harus didasarkan pada surat keputusan direktur keuangan.

3. Setiap potongan atas gaji dan upah karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan harus didasarkan surat potongan gaji dan upah yang diotorisasi oleh fungsi kepegawaian.

4. Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang bersangkutan.

5. Daftar gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi personalia.

6. Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi akuntansi.

7. Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan daftar gaji dan upah karyawan.

8. Tarif upah yang dicantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi ketelitiannya oleh fungsi akuntansi biaya.

Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. Adapun praktek sehat yang dilakukan dalam sistem akuntansi gaji dan upah adalah:

1. Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum kartu yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja langsung.

2. Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu harus diawasi oleh fungsi pencatat waktu.

3. Pembuatan daftar gaji dan upah harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungannya oleh fungsi akuntansi keuangan sebelum dilakukan pembayaran.

4. Penghitunagn pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan catatan penghasilan karyawan.

5. Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah.

Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. Ketiga unsur di atas dapat menciptakan dan mendorong praktek yang sehat jika perusahaan memiliki karyawan yang kompeten dan jujur. Karyawan yang jujur dan ahli dalam bidangnya akan mampu melaksanakan pekerjaannya dengan efisien dan efektif.

Pengertian Gaji dan Upah

Pengertian Gaji dan Upah

Gaji dan upah merupakan bagian dari kompensasi-kompensasi yang paling besar yang diberikan perusahaan sebagai balas jasa kepada karyawannya. Dan bagi karyawan ini merupakan nilai hak dari prestasi mereka, juga sebagai motivator dalam bekerja.

Sedangkan bagi perusahaan jasa, gaji dan upah merupakan komponen biaya yang mempunyai dampak besar dalam mempengaruhi laba, sehingga harus terus menerus diawasi pengelolaannya.

Untuk dapat memahami lebih lanjut arti dari gaji dan upah perlu diketahui terlebih dahulu beberapa defenisi dari gaji dan upah menurut pendapat para ahli di bawah ini:

Niswonger (1999:446) mengemukakan bahwa:

Istilah gaji (salary) biasanya digunakan untuk pembayaran atas jasa manajerial, administratif, dan jasa-jasa yang sama. Tarif gaji biasanya diekspresikan dalam periode bulanan. Istilah upah (wages) biasanya digunakan untuk pembayaran kepada karyawan lapangan (pekerja kasar) baik yang terdidik maupun tidak terdidik. Tarif upah biasanya diekspresikan secara mingguan atau perjam.

Sementara Mulyadi (2001:373) mengemukakan bahwa:

Gaji umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer, sedangkan upah umumnya merupakan pembayaran atas penyeraha jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana (buruh). Umumnya gaji dibayarkan secara tetap perbulan, sedangkan upah dibayarkan berdasarkan hari kerja, jam kerja atau jumlah satuan produk yang di hasilkan.

Dari pendapat di atas, dapat disimpulkan bahwa gaji merupakan balas jasa yang diberikan kepada karyawan yang mempunyai ikatan kerja kuat secara berkala berdasarkan ketentuan yang berlaku di perusahaan dan sifatnya tetap. Sedangkan upah merupakan balas jasa yang di berikan kepada karyawan yang ikatan kerjanya kurang kuat berdasarkan waktu kerja setiap hari ataupun setiap minggu.